Programas de Integridad en PYMES. Herramientas de sostenibilidad.

Introducción.

Cuando se habla de “Programa de Compliance” muchas empresas en América Latina todavía lo vinculan a una responsabilidad exclusiva de las empresas multinacionales, a algo relevante solamente en Estados Unidos y Europa. El sólo hecho de que la palabra “Compliance” esté en inglés nos hace pensar que es algo nacido y diseñado para empresas extranjeras. Entonces, ¿Porqué debería una PyME latinoamericana, que no tiene ninguna relación con empresas internacionales, implementar un programa de Compliance? Un programa de Compliance es mucho más que un recurso para prevenir la corrupción [1]. Es una herramienta que, bien implementada, ayuda a la PYME a profesionalizarse, a aumentar su eficiencia, transparencia y sostenibilidad.

La traducción literal de “Compliance” es cumplimiento. En sintonía con eso, los primeros programas de Compliance buscaban “cumplir” con las normativas existentes. Sin embargo, desde la aparición de dichos programas en los “United States Sentencing Guidelines”, se comenzó a ver como una herramienta para proteger a las empresas. Los programas de Compliance se utilizan actualmente para mitigar sanciones, identificar riesgos en diferentes procesos, incluir la voz de todos los colaboradores y generar un ambiente de trabajo más justo y transparente. En la actualidad, fueron incluidos en las normativas de América Latina. La ley chilena (Ley 20.393)-en el año 2009- fue la primera en la región en incluirlos definiéndolos como “sistemas de prevención de delitos”. La ley brasileña en su decreto 8420/2015 y la ley argentina (Ley 27.401) lo denominan“Programa de integridad”. Es decir que en América Latina para que las empresas puedan identificar dichos programas como una herramienta local, podemos dejar de hablar de Programas de Compliance y utilizar el concepto local de Programa de Integridad.

¿Por qué implementar un Programa de Integridad?

Los Programas de Integridad se conciben en la normativa argentina como un elemento que permite la reducción de penas para empresas en caso de haber sido investigadas y eventualmente sancionadas por un hecho de corrupción a través de la celebración de acuerdos de colaboración o la exención de responsabilidad cuando se cumplen los requisitos establecidos. Además, se consideran un requisito para aquellas compañías involucradas en contrataciones con el Estado nacional por montos mayores a los determinados por la misma ley. Es decir que a las PyMEs argentinas debería importarles, en primer lugar, por estar incluido en la normativa doméstica. Sin embargo, el Programa de Integridad es mucho más que un elemento de protección para disminuir penas o una oportunidad de negocios con el Estado. El Programa de Integridad tiene diversos beneficios adicionales para las empresas. Estos beneficios se podrían resumir en las ideas que se detallan a continuación:

Mayor integridad implica mayor eficiencia.

En general, cuando las empresas escuchan hablar de Programas de Integridad, se imaginan procedimientos burocráticos que sólo aumentarán los costos. Sin embargo, esto es falso. Un Programa de Integridad bien implementado no requiere de grandes recursos, y puede ayudar a mejorar y hacer más eficientes los procesos internos. Especialmente en las PyMEs, los canales de denuncia y los procesos de identificación de riesgos han servido para encontrar fallas y problemas en las operaciones. Tomar el tiempo para observar los procesos existentes, conversar abiertamente con los empleados e incorporar cambios, permite mejorar e implementar ideas innovadoras. Los Programas de Integridad ayudan a conocer mejor la empresa, relevar oportunidades de mejora en los procedimientos y generar la confianza en los colaboradores para levantar la voz y hablar de los desafíos y espacios de optimización que tiene la organización.

Mayor integridad, mejores negocios.

Ya fue mencionado, que para realizar ciertos contratos con el Estado nacional es necesario implementar un Programa de Integridad. Adicionalmente, las grandes empresas multinacionales también requieren a sus proveedores y socios de negocios, la implementación de tales programas. De acuerdo con el reporte de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OECD por sus siglas en inglés) sobre Cohecho Internacional [2], un tercio de los casos involucran terceros [3]. Las empresas multinacionales están obligadas a demostrar que sus socios de negocios comparten sus estándares de integridad. Asimismo, si las PyMEs nacionales están interesadas en ingresar a ciertos mercados con leyes más estrictas en materia de integridad – como Estados Unidos o Europa -, es esencial contar con programas en la temática que demuestren confianza y transparencia. Es cierto que tener un Programa de Integridad y evitar participar en negocios en los cuales la corrupción es un requisito intrínseco, implica también perder ciertos negocios. Sin embargo, aquellos negocios que dependen de hechos de corrupción son inestables y causan problemas en el largo plazo. En entornos con corrupción sistémica, la participación de una empresa que pague un soborno mayor o un cambio de color político que implique la participación de nuevos actores en diferentes sectores, podría terminar de un día para otro con la empresa. Especialmente para los dueños de las empresas familiares que quieren dejar un legado a sus familias, la única forma de asegurarlo es hacer negocios con integridad que garanticen la sostenibilidad de la empresa y la protección de su reputación.

La reputación promueve la inversión.

La reputación de una empresa es su activo más preciado. Demora años en construirse, pero puede destruirse rápidamente con un solo escándalo. Los Programas de Integridad son una herramienta esencial para cuidar dicha reputación. Un Programa de Integridad no asegura que no vaya a ocurrir ningún hecho de corrupción, pero si ocurre, la empresa puede demostrar que hizo todo lo posible para evitarlo. Así, logrará proteger su reputación, disminuir o eliminar incluso una pena para la organización y evitar una fuga de inversiones y socios de negocios. Tanto los bancos, como los fondos internacionales y los inversionistas, están cada vez más interesados en invertir en empresas en las cuales puedan confiar. Los Programas de Integridad ayudan a demostrar confianza, conseguir mayores inversiones, mejores tasas en préstamos y otras herramientas financieras, tales como aquellas que existen en el creciente mercado de inversiones de impacto [4]. Para aquellas PyMEs que apunten a recibir inversiones de este tipo, es esencial tener Programas de Integridad que demuestren que los logros ambientales o sociales que están alcanzando no se vean afectados por hechos de corrupción.

Atracción de talento.

Los Programas de Integridad también ayudan a retener y atraer talentos. La rotación de personal genera costos en las empresas que incluyen: costo de reclutamiento, traspaso de información y horas extras de equipos de trabajo. Además, generan pérdida de información, inestabilidad y pueden perjudicar la cultura de trabajo de la pequeña o mediana empresa. La rotación de personal es un gran problema para algunas PyMEs a quienes les cuesta competir con los beneficios que otorgan las grandes empresas a sus recursos humanos. Sin embargo, una nueva encuesta realizada por Deloitte en el 2020 [5] a la generación Millenials, muestra que a dicha generación le interesa trabajar en empresas donde la integridad y la diversidad sean los valores centrales. El objetivo principal de los Programas de Integridad es crear una cultura de integridad dentro de la organización. Esta cultura genera un ambiente de trabajo de confianza, en el cual los empleados comparten los valores de la empresa. Los Programas de Integridad son la oportunidad para que las PyMEs puedan atraer y mantener el talento, especialmente en miras a las nuevas generaciones.

¿Cómo se implementa un Programa de Integridad? El desafío de las políticas y los procedimientos.

Aquellos lectores que ya están convencidos de implementar un Programa de Integridad, seguramente se estarán preguntando:“¿Cómo lo hago? ”Existen diferentes publicaciones y aplicaciones – diseñadas por organizaciones especialistas en la materia – para acompañar a las PyMEs en la implementación de un Programa de Integridad [6]. Cada herramienta tiene diferentes elementos, pero todas siguen principios similares. En el presente artículo tomaremos como referencia el modelo de gestión diseñado por el Pacto Global de la Naciones Unidas [7] y su aplicación en un programa de integridad. Este modelo tiene dos beneficios centrales: su flexibilidad y su aplicabilidad en PyMEs. Incluso la guía complementaria para la implementación de programas de integridad para PyMEs de la Oficina Anticorrupción toma como referencia el modelo del Pacto Global de Naciones Unidas [8]. Es un modelo de gestión que, adaptado, puede ayudar a la pequeña o mediana empresa a implementar otros procesos vinculados a temas de desarrollo sostenible tales como derechos humanos y gestión ambiental. Este es un factor muy relevante, ya que el Programa de Integridad no debe ser un elemento aislado de la organización, sino que debe integrarse a procesos, estructuras existentes y en especial al núcleo del negocio. El modelo de gestión del Pacto Global de Naciones Unidas está, además, diseñado especialmente para ser implementado en empresas sin importar su tamaño y cuenta con seis pasos para su implementación: 1) compromiso de la dirección; 2) análisis de riesgos; 3) diseño y definición de políticas; 4) implementación de políticas; 5) medición del programa y; 6) comunicación.

El mayor desafío para las PyMEs se encuentra en el desarrollo de políticas y procedimientos. En muchas empresas, especialmente con estructuras pequeñas, los procesos no están documentados, sino que son transmitidos de colaborador a colaborador según su experiencia. En otras, existen procedimientos documentados, pero solamente para ciertos temas propios del negocio. Por último, en empresas tanto pequeñas como grandes, puede haber procedimientos y procesos escritos pero que no son implementados y nadie los conoce. La necesidad de desarrollar políticas y procedimientos adicionales lleva a algunas empresas a pensar que un Programa de Integridad conlleva un aumento de la burocracia interna. Las PyMEs deberán tener en cuenta algunos factores para implementar los procesos que sean necesarios según su estructura y sus riesgos [9], y que de esta forma sean aliados de la eficiencia en lugar de un promotor de burocracia. Estos factores son:

Análisis efectivo de riesgos.

El primer paso para diseñar procesos y procedimientos requeridos por un Programa de Integridad es la realización de un análisis de riesgos. El análisis de riesgo permite identificar posibles situaciones de corrupción que enfrenta la empresa, y hacer procesos –únicamente- para aquellas que requieran medidas para disminuir el riesgo. El objetivo del análisis de riesgos es, justamente, la detección de tales situaciones, su priorización y la adecuación de medidas a la estructura de la empresa y sus costos. Para realizar un análisis de riesgo efectivo es necesario analizar tanto los riesgos externos como los internos. Los externos, son aquellos vinculados al grado de corrupción en el país, a la situación de empresas que actúan en el mismo sector o incluso a ciertos procesos que son intrínsecamente riesgosos según la literatura y experiencia existente [10] (contacto con funcionarios públicos, ventas, compras, etc.). Los riesgos internos son aquellos específicos de cada empresa. Para identificarlos es necesario, entre otras acciones, salir del escritorio y hablar con los colaboradores, generar confianza y crear espacios de intercambio. Los riesgos no son algo negativo, verlos y priorizarlos permite invertir correctamente los recursos. El análisis de riesgos no es otra cosa que priorizar, definir por dónde empezar y qué procesos requieren una formalización mayor. El análisis de riesgos ayuda a las empresas a definir exactamente qué procedimientos deben estar por escrito y cuáles requieren un mayor control. Replicar un Programa de Integridad de otras empresas sin hacer un análisis de riesgo propio llevaría, justamente, a la implementación de procesos burocráticos que no disminuyen los riesgos de la empresa. Incluso podría aumentar los riesgos al crear una cultura empresarial en la cual los procedimientos no se cumplen por ser inadecuados [11].

Procedimientos por escrito.

Como fue mencionado anteriormente, los procesos que deberán ser desarrollados en mayor profundidad y por escrito dependerán del análisis de riesgos de cada empresa. Sin embargo, escribir los procesos no significa aumentar la burocracia sino simplificar y sistematizar una situación ya existente. Los procedimientos escritos pueden ser simples y tener una extensión de una hoja, pero dejando claramente establecido los siguientes elementos: i) responsabilidades, ii) pasos a seguir iii) tiempo de implementación y iv) objetivo. Tener procedimientos por escrito permite hacer más eficiente ciertos procesos, ya que, en lugar de consultar a los involucrados, se consulta el documento. También aporta claridad a todos los empleados de la empresa sobre lo que se espera de su comportamiento. Procesos vinculados a temas tales como conflictos de interés, principio de control de “cuatro ojos” [12] o políticas de regalos resultan más efectivos si ante cualquier duda los colaboradores pueden consultar el documento escrito e implementarlo correctamente.

Integración a procesos ya existentes.

El Programa de Integridad debe integrarse a los procesos ya existentes. Muchas empresas tienen procesos que van desde sistemas de gestión de calidad hasta procedimientos aislados para compras o ventas. El Programa de Integridad no debe generar un proceso paralelo, sino que debe agregar nuevos elementos a los ya existentes. Por ejemplo, si se identificó el proceso de compras como riesgoso, puede tomarse la decisión de implementar un principio de “cuatro ojos” para disminuir el riesgo. Simplemente se debe incluir en el proceso existente un paso más en el cual se requiere una aprobación adicional y se documenta dicha observación. Incluso al momento de hacer el análisis de riesgos, es probable que se identifiquen elementos ya existentes que sirven para disminuir riesgos de corrupción.

Implementación: del papel a la cultura empresarial.

Los procedimientos por sí solos no cambian el comportamiento de las personas. Para que sean efectivos se debe desarrollar un mecanismo de implementación y sociabilización a tales fines. Para ello, es necesario definir responsabilidades, detectar irregularidades, sancionar irregularidades y capacitar.

1. Definir responsabilidades: En la implementación de cualquier procedimiento es esencial determinar una persona o equipo responsable para la temática. Este rol conlleva desde capacitar a los colaboradores sobre los procedimientos existentes, resolver dudas, hasta recibir denuncias y medir la efectividad de éstos. En empresas pequeñas que no tengan presupuesto para dedicar una persona 100% para este rol, este puede ser realizado por un responsable que tenga, además, otras funciones. Muchas PyMEs lo alocan en la Gerencia Financiera, Gerencia de Legales o Gerencia de Recursos Humanos. Lo importante es que la persona responsable tenga independencia y reporte directamente a la gerencia general o al directorio de la empresa.
2. Detectar irregularidades: La detección de los casos es necesaria para poder lograr una implementación efectiva de las políticas de integridad. Si existen los procedimientos, pero los colaboradores saben que nunca serán detectadas las violaciones, es casi lo mismo que no tenerlos. La forma más común de detección es a través de canales de denuncia. La persona responsable del programa de integridad no puede estar en todas partes. Cada colaborador debe ser consciente de la importancia de velar por la integridad de la empresa. Los canales de denuncias (según el tamaño y los riesgos de la organización) pueden incluir desde la contratación de una empresa especializada o la creación de una casilla de correo que permita la recepción de denuncias anónimas; hasta la facilitación de un buzón de denuncias en el baño. Se recomienda que se le ofrezca al denunciante la posibilidad de contactarlo nuevamente de manera anónima para poder solicitarle más información y brindarle protección para que no haya ningún tipo de represalias. El canal de denuncias debe acompañarse por una investigación interna. Es esencial que cada denuncia recibida sea evaluada y, en aquellos casos que haya un hecho sospechoso, se realice una investigación interna adecuada. Herramientas como los Comités de ética conformados por diferentes actores dentro de la empresa (por ejemplo: la alta gerencia, recursos humanos y legales) pueden utilizarse para analizar el caso desde diferentes perspectivas y tomar una decisión sobre la sanción.
3. Sancionar irregularidades: Es importante definir sanciones y dejarlas por escrito con criterios objetivos para su aplicación. Algunas empresas consideran que la única posible sanción es el despido. Sin embargo, dependiendo del incumplimiento cometido, puede haber diferentes tipos de sanciones. No es lo mismo pagar un soborno a un funcionario público que incumplir con la política de regalos aceptando un regalo por un valor levemente mayor al máximo determinado. Las sanciones graves incluyen el despido y la suspensión. Otras sanciones más leves pueden incluir una llamada de atención, la realización de una capacitación específica u organización de jornadas de capacitación para colegas sobre la regla que fue violada por el colaborador, entre otras.
4. Capacitación: La implementación de las políticas y procedimientos requiere capacitación y sociabilización de éstas. Comunicar las políticas, capacitar y permitir a los empleados hacer preguntas sobre el contenido de tales políticas es una parte esencial de su implementación. Las capacitaciones deben incluir la discusión de casos reales que contengan zonas grises dónde no sea fácil definir qué hacer o cómo reaccionar. También se pueden enviar correos, colocar carteles y comunicar de diferentes formas las herramientas existentes tanto en materia de denuncia como los procedimientos en sí.

Medición.

Por último, la única forma de que las políticas y procedimientos se utilicen correctamente es midiendo su impacto. Una PyME puede invertir, por ejemplo, en un sistema externo de denuncias. Sin embargo, si nadie lo utiliza implica una mala inversión de los recursos. La medición de los procedimientos es esencial, especialmente en las PyMEs, para asegurarse que los Programas de Integridad no sean utilizados ni vistos por los colaboradores como una herramienta para aumentar la burocracia. Además, la medición permite identificar desvíos y conocer el impacto real del Programa de Integridad. La medición es un elemento esencial de la mejorara continua que permite que los procedimientos sean cada vez más efectivos y se adapten a los cambios que pueda enfrentar la empresa. Estas mediciones se pueden hacer a través de encuestas anónimas, reuniones de revisión con las personas responsables del proceso e incluyendo algunos indicadores sobre cantidad de denuncias o participación en capacitaciones. Esta medición y análisis deben ser también documentados. Puede ser un documento corto que sintetice las medidas que se van a tomar de manera concreta, definiendo su periodicidad, asegurando que haya una evaluación efectiva y plasmando la información para futuros responsables.

Conclusiones.

Los Programas de Integridad son una herramienta que trae beneficios para las empresas sin importar su tamaño, en tanto, bien implementados, permiten mejorar la eficiencia, rentabilidad, aumentar posibles inversiones y conseguir mejores socios estratégicos. Para ello es clave tener políticas y procedimientos escritos que no generen burocracia innecesaria, adaptados a los riesgos y necesidades de la empresa, que puedan ser visibilizados como un valor agregado.

Nadie conoce mejor la empresa que sus propios empleados, por lo que un proceso inclusivo que utilice herramientas gratuitas existentes ayudará a lograr un Programa de Integridad efectivo para la organización en el que todos los colaboradores comprendan la importancia que tiene la integridad en la forma de llevar adelante el negocio.

La autora agradece a Carlos Alvarez Duhalde, Dorothea Garff, Maria Marta Talice, Paula Honisch y Tamara Quiroga por sus aportes para enriquecer el presente artículo.

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Bibliografía y Notas:

[1] Para el presente artículo se entenderá la corrupción según la definición de Transparencia Internacional “Abuso del poder encomendado para obtener un beneficio privado”. Esta definición al ser amplia incluye tanto la corrupción que involucra a funcionarios públicos como aquellas entre privados o incluso el fraude interno.

[2]OECD Foreign Bribery Report, 2014.

[3] Se refiere en el texto a terceros en sentido amplio, es decir a aquellos proveedores, clientes, contratistas o cualquier otro socio de negocio que forme parte de la cadena de valor de la empresa.

[4] Mayor información sobre inversiones de impacto.

[5] The Deloitte Global Millennial Survey, 2020

[6] Por ejemplo; la iniciativa Alliance for Integrity cuenta con una app gratuita (www.theintegrityapp.com) y una toolkit para PyMEs en su página web (www.allianceforintegrity.org). Ambos fueron diseñados teniendo en cuenta buenas prácticas internacionales así como los lineamientos definidos por diferentes gobiernos y las resoluciones judiciales existentes. 

[7] A Guide for Anticorrupción RiskAsessment, UN Global Compact, 2013

[8] Guía Complementaria para la implementación de programas de integridad en PyMEs, Oficina Anticorrupción de la República Argentina, 2019

[9] La Ley 27.401 lo menciona específicamente en su artículo 22: “El Programa de Integridad exigido deberá guardar relación con los riesgos propios de la actividad que la persona jurídica realiza, su dimensión y capacidad económica”

[10]UNODC en su guía práctica para la implementación de programas anticorrupción de 2013 cuenta con una explicación detallada de un proceso de evaluación de riesgos en dónde se describen los procesos intrínsecamente riesgos

[11]Esta cultura de incumplimiento dentro de la empresa podría incluso ser interpretada en una instancia judicial como una falta de compromiso por parte de la dirección o que el programa no es adecuado para la empresa.

[12] El principio de cuatro ojos es un procedimiento de control en el cuál ciertas actividades, transacciones o aprobaciones riesgosas deben ser aprobadas por lo menos por dos personas.

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Este artículo ha sido publicado con anterioridad en otro medio, al cual se puede acceder mediante el siguiente link:

https://www.womenincompliance.com.ar/post/programas-de-integridad-una-herramienta-para-la-sostenibilidad-de-las-pymes

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