(i). Objeto y ámbito de aplicación.
Antes que nada, se debe establecer el objetivo del protocolo, indicando básicamente que mediante ese documento se buscará fijar las reglas que se aplicarán en la investigación de las denuncias formuladas en caso de incumplimiento del código de ética y/o conducta que se registren en el ámbito de una determinada organización.
Es importante destacar que, a fin de lograr la efectividad plena del protocolo, la organización deberá asegurar el conocimiento del mismo, reforzando las inducciones de tipo “on-boarding”, las capacitaciones periódicas del personal y la disponibilidad de la documentación en plataformas de intranet así como en web institucionales que puedan ser accedidas por terceras partes vinculadas a la organización.
A continuación, se deberá fijar el ámbito de aplicación del protocolo, que en la generalidad de los casos comprenderá a todos los empleados/as de la organización, sin distinción de rango o posición jerárquica, así como también a cualquier persona vinculada a la organización, terceros interesados que podrán definirse en el texto del protocolo, comprendiendo a modo de ejemplo sindicatos, proveedores, clientes, usuarios u otros, que puedan tener conocimiento de alguna violación al código de ética y/o conducta de la organización.
(ii). Procedimiento.
Luego, se deberá establecer el procedimiento de actuación propiamente dicho; los pasos a seguir una vez recibida la denuncia, que es en definitiva el núcleo del protocolo. A todo efecto, será de importancia la observación de determinados principios que se mencionan en el párrafo siguiente.
Garantía de confidencialidad, extendida al contenido del reporte, brindando especial cuidado al resguardo de la información y documentación presentada o producida, y – según el caso- a la identidad del denunciante, protegiendo la intimidad y la dignidad de todas las personas implicadas en la denuncia, para lograr los mejores resultados posibles en pos de brindar una salida a la situación planteada.
Imparcialidad en el proceso y evaluación objetiva de la información suministrada.
Celeridad en el tratamiento de los casos, prioridad y tramitación urgente, atendiendo a la naturaleza de la denuncia.
Investigación exhaustiva de los hechos llevada a cabo por el o los responsables de la investigación, incluso por profesionales especializados, en caso de que fuese necesario.
Aplicación de medidas disciplinarias en caso que correspondieren, incluyendo la desvinculación laboral.
Indemnidad frente a represalias, lo cual resulta fundamental para promover las denuncias.
Las vías de reporte de irregularidades, incumplimientos y/o vulneraciones que den lugar a denuncias, deberán poder ser realizadas mediante distintos canales de comunicación, tales como líneas de teléfono, correo electrónico y formulario web, ya sea por miembros del personal de la organización o terceras partes relacionadas, como se ha mencionado previamente.
Los reportes podrán realizarse –a elección de la organización– de forma identificada, suministrando el denunciante los datos de identificación personal; anónima, omitiendo toda referencia a sus datos de identificación personal; bajo reserva, proporcionando sus datos de identificación personal únicamente a requerimiento de autoridad judicial y/o administrativa.
Se aconseja que al momento de la formalización de la denuncia, el denunciante pueda contar con el tiempo suficiente para explayarse libremente, sin perjuicio de que se le pueda requerir información adicional, a fin de proseguir con la investigación que el hecho denunciado amerite. De esta forma y con el fin de brindar herramientas claras al momento de formalizarse el reporte, podrá implementarse un formulario guiado, con un listado de preguntas simples, con una proposición por pregunta. No obstante, y es con especial énfasis que se remarca este aspecto, deberá garantizarse la libertad en torno al objeto de la denuncia y los hechos secundarios así como también referencias de tiempo, lugar y circunstancias que quieran establecerse.
(iii). Investigación.
Las denuncias inicialmente serán recibidas a través de las vías de comunicación referidas, para luego ser procesadas y clasificadas conforme la materia de que se trate y de ese modo poder ser puestas a disposición del comité de investigación. En muchas organizaciones, se puede crear un comité ad hoc o funcionar un cuerpo de investigación de forma permanente. Es frecuente hablar de comité de ética o de investigaciones, por ejemplo.
El tratamiento de cada denuncia dependerá de la información suministrada por el denunciante, de la clasificación que se le otorgue a la denuncia, de las derivaciones que se hubieren realizado para profundizar en el conocimiento de los hechos, entre otros factores.
El responsable principal designado de la investigación, sea una persona o un cuerpo de investigación como el mencionado comité, será obviamente quien lleve adelante el proceso e inste las acciones que considere pertinente para llegar a la verdad material de los hechos.
El proceso formal de investigación de la denuncia no deberá superar un período fijo de tiempo, por ejemplo, 30 días desde la recepción formal de la misma. Pues, debe ser recordado y tenido en cuenta el principio de celeridad, y agregar asimismo el de economía procesal. Tomar la investigación con tiempos laxos no sólo resulta ineficiente sino que atenta contra el objetivo del protocolo, ya que no sólo se debe investigar hechos denunciados pasados sino que en muchos casos se está frente a una situación continúa que se proyecta en el tiempo, a la que se debe poner un freno.
Se citará al denunciante a los fines de que amplíe los extremos de la denuncia y aporte elementos de prueba, si los tuviere. Es recomendable aplicar determinadas formalidades procesales a tal entrevista, como ser, la presencia de dos personas para asegurar un determinado nivel de imparcialidad, la transcripción de lo conversado con posterior lectura de lo labrado y suscripción de un informe por parte del entrevistado.
Los investigadores podrán también efectuar entrevistas con el entorno laboral del dependiente denunciado y/o denunciante a los fines de recabar mayores elementos de prueba y/o corroborar los extremos contenidos en la denuncia. Dichas entrevistas podrán ser individuales o grupales, manteniendo siempre la confidencialidad de las actuaciones. Asimismo, los investigadores podrán requerir informes a las distintas áreas de la organización relacionadas con el objeto de la denuncia y/o las partes intervinientes.
(iv). Decisión Final.
Concluida la investigación, el responsable principal elaborará un informe confidencial y secreto que incluirá la información recabada, el contenido de las entrevistas efectuadas y las conclusiones finales, así como la propuesta para la resolución del caso.
Dicho informe será elevado al superior jerárquico encargado de tomar un temperamento final respecto de la denuncia formulada; este aspecto puede recaer en un área específica, en una persona física o bien, en un conjunto de personas que sean convocadas a tal efecto, generándose una suerte de instancia superior, distinta a aquella encargada de la etapa de investigación.
La decisión final podrá consistir en el archivo de las actuaciones; la derivación a área de recursos humanos para la formulación del correspondiente reproche disciplinario; o la implementación de acciones correctivas o de mitigación.
Adoptada la decisión definitiva respecto del resultado de la investigación, se comunicará la misma al denunciante, como instancia previa al archivo de las actuaciones. Caso de disconformidad, quedarán habilitadas las correspondientes vías administrativas y/o judiciales.
La falsa denuncia. Ante este supuesto particular la organización repudiará toda la formulación de denuncias que no se ajusten a la realidad o sean reputadas falsas, una vez iniciada la investigación. En tales supuestos, verificada la intencionalidad de la denuncia considerada falsa, quien la hubiere formulado será pasible de las sanciones disciplinarias que correspondan a su accionar.
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