Recomendaciones sobre el Código de Ética

 

«En tiempos de cambio, quienes estén abiertos al aprendizaje se adueñarán del futuro, mientras que aquellos que creen saberlo todo estarán bien equipados para un mundo que ya no existe».

Eric Hoffer

 

El Código de Ética, piedra fundamental del sistema de ética empresarial, permite establecer los valores internos y normas de la organización y enmarca con claridad y previsibilidad el accionar hacia dentro y fuera. A su vez, legitima el uso de sanciones a causa de comportamientos éticamente equívocos. En él se establecen normas para garantizar que todos hagan lo correcto. El decálogo ético refleja el compromiso de todos, sobre todo de la alta dirección, quien debe manifestar su apoyo incondicional. Debe verse integrado a la estrategia y a las operaciones de la empresa y no como un mero decorado. No sólo tiene función reguladora sino que también educadora: es una oportunidad para proporcionar formación en integridad al personal y otros grupos de interés, de manera que favorece la creación de un clima organizacional ético. El código establece los derechos y obligaciones de los colaboradores. Al determinar sus violaciones y sanciones, orienta a actuar con imparcialidad. Es recomendable que especifique también la responsabilidad y el deber de denunciar y no mirar hacia el costado; de forma tal que se evite el “no inmiscuirse” ante las violaciones que sé es testigo.

Hace un tiempo ya advertía Martin Luther King: “No me preocupa el grito de los violentos, de los corruptos, de los sin ética…lo que más me preocupa es el silencio de los buenos”.

 

¿Por dónde empezar?

 

Empezar con acciones internas, conformando un equipo de trabajo participativo y abierto a diferentes sectores de la empresa.

Si el tamaño de la empresa lo amerita, la constitución de un Comité de Ética multidisciplinario y multisectorial permitirá liderar y dinamizar el diseño del código. Durante este proceso, es conveniente participar a todos los funcionarios y promover la previa comunicación de los contenidos para su homologación. Si por el contario se trata de una PYME, el propio dueño acompañado de colaboradores claves podrá dar inicio. El comité ético o un responsable (en caso de Pymes) supervisará la aplicabilidad del código, establecerá procedimientos de revisión e introducirá cambios de ser necesario. Es conveniente realizar auditorías periódicas. Algunas instituciones organizan fórums de discusión con grupos específicos. Asimismo, toda instancia de sensibilización con los integrantes de la empresa será bienvenida. Mediante dinámicas participativas con sus diversos contenidos temáticos se selecciona: los principales valores que rigen el accionar de la empresa, los aspectos claves a ser abordados, y se identifica a los grupos de interés que serán objeto de tratamiento. Cada código refleja la realidad de la empresa. Previamente, conforme un análisis de riesgos, se identifica las áreas sensibles de modo de abocarse en aquellos ámbitos del negocio de mayor fricción. Su elaboración ha de ser multidimensional y se ha de aceptar que, por lo general, un tamaño no se ajusta a todos. Claramente, no hay un “traje a medida”; sino que cada código se elabora a medida de cada empresa. Es un documento personal. Se ha de evitar copiar y pegar.

Sin embargo, en primera instancia, los modelos universales pueden servir como guía de aproximación. He aquí unos pequeños lineamientos genéricos:

 

• 1. Introducción. Recordar misión y visión estratégica. Conviene explicar los motivos del código. Es aconsejable que en la primera hoja el Directorio manifieste su importancia.
• 2. Valores y principios que guían.
• 3. Aspectos normados sobre los cuales el código estable pautas. Derechos, deberes, prohibiciones y sanciones. A modo de ejemplo: Regalos, hospitalidad, entretenimiento y atenciones.
• Relaciones con el gobierno y reguladores. Licitaciones. Contribuciones a partidos políticos. Cumplimiento de ley local e internacional. Conflicto de intereses. Información privilegiada y confidencial. Deberes y prohibiciones laborales, privacidad, seguridad e higiene ocupacional. Violencia psicológica y acoso sexual.  Responsabilidad ambiental y social. Relación con terceras partes; proveedores, clientes y sindicatos. Procedimientos de valoración de personas e equidad.
• 4. Casos ejemplificados y de múltiple opción. De esta manera el lector podrá acostumbrarse a proyectar las consecuencias de sus decisiones con antelación. A su vez, un escueto apartado de mini-casos de “zonas grises” con sus respectivas soluciones brindará una hoja de ruta para aquellas prácticas ilícitas percibidas como normales –ej. pagos de facilitación- y aquellas prácticas lícitas que pueden ocultar corrupción –regalos, hospitalidad, viajes, entretenimiento, contribución a partidos políticos, patrocinios y donaciones-.
• 5. Especificidad. Es importante no caer en excesivas generalidades en su redacción y ser tan específico como se pueda.
• 6. Mecanismos para fomentar y controlar su cumplimiento. Criterios y herramientas para abordar inquietudes. Canales para denunciar: resguardar el anonimato de ser necesario. Ej: el defensor del pueblo (ombudsperson). Establecer de antemano cómo sería el procedimiento de investigación y cuáles serán los mecanismos para establecer sus correcciones y sanciones.
• 7. Implementación. La confianza es buena, el control es mejor. Es recomendable realizar auditorías periódicas y contar con declaraciones de haber leído y comprendido código. Mantener al personal ávido en curiosidades éticas permite acompañar de cerca su implementación. Una vez que se cuenta con su último borrador, se sugiere compartir el código con asesores legales a efectos de lograr coherencia íntegra con el Derecho. Asimismo, sería enriquecedor compartirlo con organizaciones idóneas en ética empresarial (ej. Support Desk del programa DEPE).

Recuerda: el código en sí mismo es una herramienta imprescindible, sin embargo, la clave está en los procesos que giran en torno a él.

 

 

¿Cómo comunicar y difundir el Código de Ética?

 

Es crucial que la Dirección aluda frecuentemente a él y sea ella quien, en primer instancia, lo comunique. Y como siempre, predicar con el ejemplo. El código es una herramienta gerencial de uso cotidiano. Si los ejecutivos de alto nivel actúan de acuerdo a él y hacen que se cumpla, es factible que todos los funcionarios se empapen de las normas establecidas en él y éste se convierta en una reflexión viva y en un modo de cultura corporativa. Su lenguaje ha de ser accesible para todos los funcionarios. Un sintético y claro código, frecuentemente actualizado, mantendrá el interés de todo el equipo y permanecerá vivo. Algunas instituciones utilizan, bajo el marco de programas de orientación ética, “cafés íntegros” o “desayunos éticos” como instancias periódicas para supervisar la aplicabilidad del código y verificar si es preciso introducir cambios a la luz de la experiencia. La difusión del código es clave para su efectividad y demanda una reflexión frecuente. El código orienta pero no evita la incertidumbre, pues no puede dar respuesta a todas las situaciones. Se apela a la adopción de soluciones consistentes con las anteriores y con la cultura de la empresa. Por tanto, conviene aprovechar la experiencia acumulada y crear la cultura de integridad de la organización. Al no haber soluciones de laboratorio, ante la aparición de nuevos problemas se debe llevar a cabo un análisis basado en la prudencia y sustentado en los principios contemplados en él. Es particularmente importante que el decálogo ético sea objeto de estudio y de reflexión precisamente en los periodos de dificultad de la empresa o de su entorno, en vez de utilizar las dificultades como excusa para mitigar sus observaciones. Su éxito a largo plazo se deberá a su frecuente reflexión. El decálogo ético, internamente, enmarca la actuación de los colaboradores, fomenta la imparcialidad y legitima las sanciones acarreadas por sus violaciones. Externamente mejora la confianza de los inversores, atrae personal calificado al tiempo que mejora la imagen corporativa y minimiza riesgos. En simples términos, agrega valor.

 

Tendencias actuales: denominador común ético.

 

Regulaciones internacionales conducen a un denominador común ético. Para influir positivamente en aliados claves se puede comenzar enumerando pautas básicas de juego limpio, progresivamente se avanzará a modelos más elaborados y aceptados en conjunto. Es recomendable no imponer el código a los socios de negocio, etapas previas de sensibilización prepararán la cocina a fuego lento.

En virtud de lo expuesto, ser ético en los negocios es asequible -y necesario-. Exige voluntad, inteligencia, prudencia y los medios necesarios. A fin de cuentas ¿será el código una concreta e inicial apuesta de gobernanza empresarial?

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Una versión similiar a este artículo ha sido publicado con anterioridad en las ediciones enero, febrero y marzo de 2017 de la sección Buenos Negocios de Banco Galicia. Su link no se encuentra activo en la actualidad.

 

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